סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי- איך עושים זאת בחכמה (חלק שני) 

סריקה של מסמכים משרדיים האמורים להיות מאוחסנים כגיבוי בשרת הארכיב, או סריקת מסמכים האמורים להישלח אחר כבוד במייל, חשוב שתיעשה במחשבה תחילה, בעיקר אם היא מתבצעת במכשירים משולבים.

מסמכים אלה כדאי לסרוק ברזולוציה של 150 DPI. כשהמכשיר המשולב מכוון למצב אוטומט, הסריקה מתבצעת באיכות ירודה והמידע הנמצא במסמך אינו נאמן למקור. פקסים או אימיילים שנשלחים במצב כזה עלולים להגיע לנמען באופן לא ברור ובכך להחטיא את המטרה. כיוון שכך יש להתייחס למכשיר המשולב כפי שמתייחסים לסורק מקצועי, דהיינו הגדרה מדויקת של כל הפרמטרים הדרושים לביצוע סריקה איכותית.

אם אתם סורקים כמויות העולות על 100 מסמכים ביום, כדאי שתשכחו מהמכשיר המשולב. אני ממליץ על רכישת סורק מסמכים מקצועי אשר יבצע את עבודתו במהירות ובאיכות. קיימים כיום בשוק סורקים רבים איכותיים של חברות כגון פוג'יטסו, קודאק, פנסוניק, זירוקס, קנון ועוד.

רצוי לרכוש סורק מסמכים שמגיע עם מזין נייר אוטומטי המכיל מקום ל- 50 דפים לפחות. לביצוע סריקת ספרים או חוברות כדאי לרכוש סורק המגיע כבר עם משטח סריקה נפתח יחד עם מזין נייר אוטומטי. חשוב לדעת אם אתם צריכים לסרוק את המסמכים שלכם מצד אחד או משני הצדדים. אם אתם סורקים משני הצדדים, קנו סורק דופלקס.

סורק כזה מבצע את הסריקה של שניצידי הדף בו זמנית וחוסך לכם זמן רב. כשאתם רוכשים סורק וודאו שמגיע איתו מערכת (תוכנה או חומרה) המבצעת שיפור אוטומטי של איכות המסמך הסרוק. מערכת כזו תייצר לכם מסמכים איכותיים ותחסוך לכם את הצורך בסריקה נוספת של מסמכים בעייתיים. פרמטר חשוב נוסף הוא גודל הסורק.

אם אתם סורקים מסמכים בגודל A3 רצוי לעשות זאת בסורק בגודל המתאים ולא לקפל את הדף לשנים ולסרוק אותו משני צידיו. סורקי A3 יקרים באופן משמעותי מסורקים A4.